2. สัญญาต้องเป็นสัญญา
โดยทั่วไปการซื้อขายในแต่ละครั้งจะมีเงื่อนไขการขาย, ส่งมอบ, บริการหลังการขายต่างๆ ระบุไว้เพื่อเป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างผู้ชื้อและผู้ขาย ผ่านไประยะเวลาหนึ่งคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณเคยสัญญาอะไรกับลูกค้าไว้ หรือสิ่งที่ลูกค้าร้องขอมาครั้งล่าสุดอยู่ในเงื่อนไขการให้บริการของคุณหรือเปล่า แน่นนอนคุณต้องเก็บสัญญาดังกล่าวไว้ถ้าสินค้าทุกชิ้น หรือ ลูกค้าทุกรายใช้เงื่อนไขเดียวกันก็คงไม่ยากเท่าไหร่ คุณเพียงเก็บแค่วันที่ลูกค้าทำสัญญากับคุณไว้สำหรับตรวจสอบว่ายังอยู่ในช่วงสัญญาที่ได้กำหนดไว้หรือไม่ก็เพียงพอ แต่ถ้าสินค้าแต่ละชิ้นที่ขายให้กับลูกค้าแต่ละรายมีเงื่อนไขการให้บริการที่ต่างกันไปหล่ะ คุณจะเก็บไว้ที่ไหนและจะค้นหาสัญญาที่คุณทำไว้เมื่อนานมาแล้วเจอไหม ยิ่งถ้าธุรกิจของคุณเป็นการให้บริการที่มีสัญญาเป็นรายปีด้วยคุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าเงื่อนไขการให้บริการในแต่ละปีจะเหมือนกันทุกปีไป ถ้าคุณยังใช้ระบบเอกสารธรรมดา (Hard copy) คุณอาจจะต้องเปลืองต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารและเสียเวลาในการค้นคืนเอกสาร แต่ถ้าคุณใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยโดยใช้การ Scan สัญญาไว้ในคอมพิวเตอร์คุณอาจจะต้องลงทุนกับเครื่อง Scan เอกสาร และ Software ในการจัดเก็บเอกสารที่ได้ Scan ไว้ในรูปแบบของรูปภาพ ถ้าคุณเลือกใช้ Software CRM ที่มีระบบ Contract Management ซึ่งจะช่วยงานในด้านต่างๆ ต่อไปนี้ได้
การทำต้นแบบสัญญา (Contract Template) ช่วยไม่ต้องเสียเวลาร่างสัญญาใหม่ทุกครั้งที่ทำสัญญา
การเรียกดูสัญญาตามรายชื่อลูกค้าแต่ละราย ช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาไปไล่หาสัญญาที่เกี่ยวกับลูกค้ารายนี้เอง
ที่มา : http://gotoknow.org/blog/kosolpon/95802