ในทุกองค์กรไม่ว่าจะเป็นองค์กรเล็กหรือใหญ่ในกระบวนการทำงานย่อมมีเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น เอกสารการปฏิบัติงานของพนักงาน, ใบเสนอราคา,ใบกำกับภาษี,ใบเอกสารสัญญา เป็นต้น ก่อนที่จะนำเอกสารเหล่านี้ไปใช้ตามวัตถุประสงค์ล้วนต้องมีผู้อนุมัติก่อนทั้งสิ้น ซึ่งการอนุมัติเป็นองค์ประกอบของกระบวนการทำงานส่วนหนึ่งที่มีความสำคัญไม่แพ้ส่วนอื่นในองค์กร หากมีเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการการกำหนดสิทธิ์ของผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติแล้วยังช่วยทำให้องค์กรลดความยุ่งยากในการทำงานและประหยัดเวลาทั้งยังสามารถใช้ตรวจสอบเกี่ยวกับเอกสารย้อนหลังได้อีกด้วย